2　課長は、文書法規主任を指定したときは、速やかに文書をもって総務部総務課長(以下「総務課長」という。)に通知しなければならない。また、人事異動等により文書法規主任に変更が生じた場合も同様とする。

3　文書法規主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を行う。

2　前項の文書法規副主任は、課長が職員のうちから指名し、総務課長に通知しなければならない。

3　文書法規副主任は、文書法規主任の文書事務を補助するものとする。

4　文書法規副主任の変更通知については、前条第2項の規定を準用する。

2　文書番号は、法令等に定めがあるもののほか、1会計年度を通じ課ごとに一連の番号とし、1文書題名ごとに1文書番号とする。ただし、同一の文書題名で1会計年度を通じ多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番号を用いることができる。

2　前項の例規番号は、文書の種類ごとに年間を通じて一連の番号とする。

2　総務課長又は課長は、書留、簡易書留、現金書留、配達証明、内容証明、代金引換及び特別送達文書並びに審査請求書、催告書その他収受の日時が権利の得失に関係のあるものは、特殊文書収受簿(様式第2号)に必要な事項を記載しなければならない。

3　前項に規定するもののほか、文書の配付は、文書連絡箱によって行う。

4　複数の課に関連する文書については、その関係の最も深い課に配付する。

5　前各項の規定にかかわらず、電磁的記録を受信したときは、当該課等の長が受領する。

2　前項第3号及び第4号の規定は、電磁的記録について準用する。

3　前2項の規定にかかわらず、収受した文書を文書管理システムに登録することが困難な場合は、この限りでない。この場合において、収受した文書は、全て受発件名簿(様式第3号)に所要事項を記入する。ただし、新聞、雑誌、冊子その他これに類する文書又は軽易と認められるものは、受発件名簿への記載を省略することができる。

4　文書法規主任は、前3項の手続を完了した文書を、文書管理システムにより供覧するものとする。ただし、文書管理システムにより供覧することが困難である場合は、起案用紙(様式第4号)により押印供覧することができる。

2　前項の文書を処理する場合は、前条の例による。

2　総務課長は、前項の書類の送付を受けたときは、その内容を審査し、議会に提出の手続をしなければならない。

3　条例、規則その他告示又は公告の必要があるものは、関係書類を具備して総務課長に送付しなければならない。

4　総務課長は、前項の書類の送付を受けたときは、審査の上、告示又は公告の手続をしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な文書その他の性質又は内容により公印の押印を要しない文書については、公印の押印を省略することができる。

3　公印の使用については、泉大津市公印規則(昭和47年泉大津市規則第5号)の定めるところによる。

2　郵便による文書の発送は、最も経済的な方法で、総務課に備付けの郵便料金計器又は郵便切手受払簿(様式第5号)を用いて行うものとする。

3　特殊取扱文書等を発送する場合は、各課において所定の用紙に所要事項を記入し、総務課長に送付する。

4　同時に多量の郵便物を発送する場合は、料金後納郵便物差出票(様式第6号)を用いて、当該発送する課が郵便物を郵便局に持参し、提出するものとする。

5　庁内における連絡文書は、文書連絡箱を利用する。

2　電報の発信依頼は、電報発信依頼伝票(様式第7号)をもって行う。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムにより作成した文書は、文書管理システム内に整理し、及び保管しなければならない。

2　保存期間の計算は、会計年度によるものは簿冊完結の翌年度4月1日から、暦年によるものは翌年1月1日から起算する。

2　文書で様式第8号の背表紙を用いて製冊することが適当でないものは、別な方法により整理して製冊に代えることができる。

2　前項に規定する書庫等は、総務課長が管理し、文書管理を適正かつ円滑に行うため必要があると認めるときは、課及び出先機関における文書管理の実態を調査し、又は課長及び出先機関の長に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。

2　総務課長は、前項の規定による通知を受けた場合は、速やかに文書管理システムによる当該決定の確定手続を行うものとする。

3　前2項の規定により廃棄の決定をした文書で保存期間が満了したものは、速やかに処分しなければならない。

4　前3項の規定にかかわらず、文書について、第25条第1項の規定により定められた保存期間が経過したときは、速やかに、廃棄文書台帳(様式第9号)を作成し、少なくとも毎年1回、総務課長の承認を得た後、主管部長(室長及び危機管理監を含む。)の決裁を受けて自ら廃棄その他の処分をしなければならない。

5　総務課長は、永年保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存期間の満了前においても、主管課長と協議した上で廃棄することができる。

6　第2項の規定により保存期間を延長する場合において、第25条第1項に規定する第2種の文書について特に更新後の期間を定めなかったときは、その期間を更に20年間延長するものとし、その後において保存期間が満了したときも、同様とする。

2　歴史的文化的価値を有する文書及び資料類の収集、保存等に関する事項は、別に定める。

2　課に所属する者以外の者が、保管又は保存文書の閲覧を求めた時は、支障がないと認めたるものに限り、主管課長の承認を得て閲覧させることができる。

3　前項による閲覧の申請は、文書をもって行う。ただし、職員については、文書を省略することができる。

1　この規則は、公布の日から施行する。

2　泉大津市役所文書規程(昭和23年泉大津市規程第4号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。

3　文書編纂及び保存規程(昭和32年泉大津市庁達第1号)は廃止する。

4　泉大津市文書保存種別の標準規則(昭和28年泉大津市規則第2号)は、廃止する。

5　旧規程の規定により編さん保存中の文書は、この規程により、編さんしたものとみなす。ただし、文書の性質により必要あるものは、この規程により編さんを改め、保存しなければならない。

6　旧規程の規定により調整した簿冊等で、帳票類が現に残存し、使用が適当と思われるものに限り、当分の間、使用することができる。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、令達の日から施行する。

1　この規程は、公布の日から施行し、昭和50年1月1日から適用する。

2　この規程の施行前に旧規程の様式によって処理したものは、この規程によって取り扱われたものとみなす。

この規程は、公布の日から施行し、昭和53年11月1日から適用する。

この規程は、昭和59年5月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、昭和63年10月1日から適用する。

(施行期日)

1　この規程は、平成元年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の文書規程の様式により作成した用紙で残存するものについては、当分の間所要の調整をした上、改正後の泉大津市文書規程の様式により作成された用紙として使用することができる。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成10年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の泉大津市文書規程(以下「旧規程」という。)の様式により作成した用紙で残存するものについては、当分の間、所要の調整をした上、改正後の泉大津市文書規程(以下「新規程」という。)の様式により作成された用紙として使用することができる。

3　この規程の施行の際現に次の表の1の欄に掲げる旧規程の規定により定められている同表の2の欄に掲げるものは、同表の3の欄に掲げる新規程の規定により定められた同表の4の欄に掲げるものとみなす。

(泉大津市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

4　泉大津市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和49年泉大津市規程第1号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この規程は、平成13年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の泉大津市文書規程の様式により作成した用紙等で残存するものについては、当分の間、所要の調整を行った上、改正後の泉大津市文書規程の様式により作成した用紙等として使用することができる。

この規程は、平成16年8月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の泉大津市文書規程の様式により作成した用紙等で残存するものについては、当分の間、所要の調整を行った上、改正後の泉大津市文書規程の様式により作成した用紙等として使用することができる。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、令和4年4月1日から適用する。

この規程は、令和6年4月1日から施行する。