(趣旨)

第1条　この規程は、本市における文書をマイクロフィルムに撮影して保存し、又は活用するため、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程における用語の意義は、次の当該各号に定めるところによる。

(撮影する文書の範囲)

第3条　マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、泉大津市文書規程(昭和47年泉大津市規程第3号。以下「文書規程」という。)第25条に規定する第1種(永年)、第2種(20年)、第3種(10年)、第4種(5年)の保存文書のうち、総務部長が必要と認めたものに限る。

(文書引継ぎの特例)

第4条　マイクロフィルムに撮影するときは、文書規程第28条の規定にかかわらず、必要に応じて総務課長と協議の上、文書の引継ぎをすることができる。

(撮影)

第5条　文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、総務課長は文書の撮影の可否につき審査し、不明確なものがあるときは、当該文書法規主任に対し、その完備、修正を求めることができる。

(マイクロフィルムの撮影基準)

第6条　マイクロフィルムの撮影について必要な基準は、総務部長が定める。

(検収)

第7条　撮影受託者は、文書の撮影が終了したとき、撮影依頼書に検査結果を記入し、原文書及びマイクロフィルム文書とともに、総務課長に引き渡すものとする。

(マイクロフィルム文書認証人)

第8条　本市にマイクロフィルム文書認証人(以下「文書認証人」という。)を置く。

(職務)

第9条　文書認証人は、次の各号に定める事務を行う。

(認証の方法)

第10条　文書認証人は、当該マイクロフィルムの末尾に、マイクロフィルム文書認証書(様式第3号)を添付し、認証する。

(認証の記録)

第11条　文書認証人は、マイクロフィルム文書を認証したときは、その認証について必要な事項をフィルム整理票に記載しなければならない。

(保存)

第12条　マスターフィルム文書は、総務課長が定める場所に保存し、保存の方法は、原則としてロール保存とする。

(定期検査)

第13条　総務課長は、マスターフィルム文書の保存状況について、次の各号により検査を行い、その結果についてフィルム整理票に記入しなければならない。

(再撮影)

第14条　原文書を再撮影するときは、総務課長は、原文書に再撮影依頼書(様式第1号)を添付して撮影受託者に依頼するものとする。

(再製)

第15条　マイクロフィルム文書を再製するときは、総務課長は、当該マイクロフィルム文書に再製依頼書(様式第1号)を添付して撮影受託者に依頼するものとする。

(閲覧)

第16条　マスターフィルム文書を閲覧する場合は、マスターフィルム文書閲覧台帳(様式第4号)に記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

(貸出)

第17条　マスターフィルム文書は、貸出ししないものとする。ただし、総務課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(複製)

第18条　マスターフィルム文書の複製を必要とするときは、マスターフィルム文書複製台帳(様式第4号)に記載し、総務課長の承認を得なければならない。

(活用フィルム文書の保管、検査及び利用)

第19条　活用フィルム文書の保管、検査及び利用については、主管課長と総務課長が協議の上、定めるものとする。

(撮影済原文書の処理)

第20条　撮影済原文書は、原則として検収の日から起算して、1年を経過した後に廃棄するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するもので、総務課長が特に保存を必要とするものは、この限りでない。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第21条　保存期間の満了したマイクロフィルム文書の廃棄については、文書規程第28条の2の規定を準用する。

(委任)

第22条　この規程に定めるもののほか、マイクロシステムに関する必要な事項は、総務部長が別に定める。