○泉大津市文書規程

昭和47年4月1日

規程第3号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の受領及び配付(第9条―第11条)

第3章 文書の処理、起案及び決裁(第12条―第18条)

第4章 文書の発送(第19条―第23条)

第5章 文書の整理及び保存(第24条―第29条)

第6章 雑則(第30条・第31条)

附則

(平10規程7・追加)

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書事務を円滑かつ適正に処理し、事務能率の向上を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。

(適用範囲)

第2条 文書(本市の職員が職務上作成し、又は取得した書類(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)であって、当該職員が組織的に用いるものとして、本市が保有しているものをいう。以下同じ。)の取扱いについては、別に定めがあるもののほか、この規程に定めるところによる。

(令6規程2・一部改正)

(文書事務管理者)

第3条 各課長は、各課における文書事務を管理する。

(平17規程3・平24規程7・一部改正)

(文書法規主任)

第4条 課に文書法規主任を置き、当該課の参事又は課長補佐の職にある者をもってこれに充てる。ただし、参事及び課長補佐を置かない課にあっては、所属職員(係長以上に限る。)のうちから課長が指定する。

2 課長は、文書法規主任を指定したときは、速やかに文書をもって総務部総務課長(以下「総務課長」という。)に通知しなければならない。また、人事異動等により文書法規主任に変更が生じた場合も同様とする。

3 文書法規主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を行う。

(1) 文書の収受、配付、発送に関すること。

(2) 文書の整理、編集、保管及び廃棄に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書分類表及び文書の保存期間の基準に関すること。

(5) 保存文書の分類記号及び保存年限等の適否の審査に関すること。

(6) 文書処理の促進及び改善に関すること。

(7) 条例、規則、規程等の素案の作成に関すること。

(8) その他文書事務の処理に関すること。

(平10規程7・全改、平13規程4・平17規程3・平24規程7・一部改正)

(文書法規副主任)

第5条 課に必要に応じて文書法規副主任を置くことができる。

2 前項の文書法規副主任は、課長が職員のうちから指名し、総務課長に通知しなければならない。

3 文書法規副主任は、文書法規主任の文書事務を補助するものとする。

4 文書法規副主任の変更通知については、前条第2項の規定を準用する。

(平10規程7・全改、平17規程3・平24規程7・一部改正)

(文書法規主任会議)

第6条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書法規主任会議又は文書法規主任及び文書法規副主任の合同会議を招集することができる。

(平10規程7・追加)

(文書記号及び番号)

第7条 文書記号は課の略号を基準として、総務課長が決定し、各課長に通知する。ただし、対外文書の記号については、文書記号に「泉大」を冠記する。

2 文書番号は、法令等に定めがあるもののほか、1会計年度を通じ課ごとに一連の番号とし、1文書題名ごとに1文書番号とする。ただし、同一の文書題名で1会計年度を通じ多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番号を用いることができる。

(平10規程7・追加、平17規程3・平24規程7・一部改正)

(例規番号)

第8条 前条に規定する文書番号以外に、条例、規則、規程及び訓令等に係る文書については、総務課長が、当該文書に例規番号を記載するとともに、例規番号簿(様式第1号)に必要な事項を記載しなければならない。

2 前項の例規番号は、文書の種類ごとに年間を通じて一連の番号とする。

(平10規程7・追加)

第2章 文書の受領及び配付

(平10規程7・一部改正、令6規程2・改称)

(受領及び配付)

第9条 文書(電磁的記録を除く。以下この条、次条第11条第12条第1項及び第3項第13条第21条第24条第1項第27条第28条並びに第28条の2第4項において同じ。)は、特殊なものを除くほかすべて総務課長が受領する。受領した文書は、親展又は秘密の取扱いを要する旨の指定のあるものを除き、開封することができる。

2 総務課長又は課長は、書留、簡易書留、現金書留、配達証明、内容証明、代金引換及び特別送達文書並びに審査請求書、催告書その他収受の日時が権利の得失に関係のあるものは、特殊文書収受簿(様式第2号)に必要な事項を記載しなければならない。

3 前項に規定するもののほか、文書の配付は、文書連絡箱によって行う。

4 複数の課に関連する文書については、その関係の最も深い課に配付する。

5 前各項の規定にかかわらず、電磁的記録を受信したときは、当該課等の長が受領する。

(平2規程1・一部改正、平10規程7・一部改正・旧第6条繰下、平16規程8・平17規程3・平24規程7・平28規程1・令6規程2・一部改正)

(執務時間外に到着した文書の取扱い)

第10条 執務時間外に到着した文書は、泉大津市役所当直規程(平成2年泉大津市規程第2号)の定めるところによる。

(平10規程7・一部改正・旧第7条繰下)

(郵便料金未納又は不足の文書の取扱い)

第11条 総務課長は、郵便料金が未納又は不足である郵便物は、公務に関すると認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

(平10規程7・追加)

第3章 文書の処理、起案及び決裁

(文書の収受及び処理)

第12条 課長は、第9条(第5項を除く。)の規定により配付を受けた文書又は当該課において直接受領した文書について、文書法規主任に次に定める手続によって処理させる。

(1) 文書を点検し、収受すべき文書には全てその余白に受付印を押さなければならない。ただし、所管に属しない文書は、速やかに総務課長に返送する。

(2) 収受した文書は、スキャン(紙文書を画像読取装置で電磁的記録に変換することをいう。以下同じ。)をし、電磁的記録を作成しなければならない。ただし、スキャンが困難なものは、この限りでない。

(3) 収受した文書は、文書管理システム(電子計算機を用いて文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務を総合的に管理する電子情報処理システムをいう。以下同じ。)に必要な事項を登録しなければならない。ただし、文書管理システムに登録する必要がないと認められる文書については、文書管理システムへの登録を省略することができる。

(4) 収受した文書は、全て文書管理システムにおいて文書番号を取得する。ただし、軽易と認められる文書については、文書番号の取得を省略することができる。

(5) 第2号本文の規定により作成し、かつ、第3号本文の規定により登録した電磁的記録は、スキャンをする前の文書の原本の全てを写し取った謄本として取り扱うものとする。

(6) 第2号の規定によりスキャンをする前の文書は、原本として文書の保管及び文書の保存を行うものとする。

2 前項第3号及び第4号の規定は、電磁的記録について準用する。

3 前2項の規定にかかわらず、収受した文書を文書管理システムに登録することが困難な場合は、この限りでない。この場合において、収受した文書は、全て受発件名簿(様式第3号)に所要事項を記入する。ただし、新聞、雑誌、冊子その他これに類する文書又は軽易と認められるものは、受発件名簿への記載を省略することができる。

4 文書法規主任は、前3項の手続を完了した文書を、文書管理システムにより供覧するものとする。ただし、文書管理システムにより供覧することが困難である場合は、起案用紙(様式第4号)により押印供覧することができる。

(令6規程2・全改)

(出先機関に直接到達した文書の取扱いの特例)

第13条 認定こども園、図書館等(以下「出先機関」という。)に係る文書については、第9条及び第10条の規定にかかわらず、当該出先機関において直接収受することができる。

2 前項の文書を処理する場合は、前条の例による。

(平10規程7・一部改正・旧第10条繰下、令6規程2・一部改正)

(決裁文書の作成)

第14条 決裁文書は、次の各号によって作成しなければならない。

(1) 決裁文書の起案は、文書管理システムに必要な事項を登録し、文書番号を付番の上、電子決裁により行うものとする。ただし、軽易な決裁の場合は、文書番号の付番を省略することができる。

(2) 前号の規定にかかわらず、電子決裁により起案することが困難である場合は、起案用紙(様式第4号)により押印決裁することができる。この場合において、別に定めのある場合及び定例又は軽易なものは、帳票又は文書の余白によって処理することができる。

(3) 件名、文案は簡潔にし、かつ、用字は常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名のつけ方(昭和48年内閣告示第2号)に、用語は公用文作成の要領(昭和27年内閣甲第16号)により明確に記する。

(4) 主旨の説明を要するものは、文案中にその理由を付し、必要に応じて法規その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付する。

(5) 字句を加除訂正したときは、その箇所に認印する。ただし、文書管理システムで起案した場合は、この限りでない。

(6) 経費を伴う事案についての起案文書には、予算との関係を明らかにする。

(7) 秘密に属する文書で必要のあるものは封筒に入れる等他見に触れないようにする。

(平10規程7・追加、令6規程2・一部改正)

(決裁の手続)

第15条 起案文書は、すべて次の各号によって決裁を受けるものとする。

(1) 起案文書は、適切かつ迅速な意思決定を経て最終決裁者の決裁を受ける。

(2) 他課に合議を要する文書は、最終決裁者の決裁を受けるまでに合議する。

(3) 決裁を受けた文書には、決裁年月日を記入する。

(4) 合議を受けた者は、その事案について異議のないときは、承認しなければならない。

(5) 合議を受けた者は、その事案について異議あるときは、速やかに、主管課と協議しなければならない。協議が整わないとき主管課は各々その意見を付して決裁を受けなければならない。

(6) 合議した文書の内容を変更した場合は、主管課は原議を添えて、前各号の規定による手続をしなければならない。

(平10規程7・追加、平17規程3・平24規程7・令6規程2・一部改正)

(文書の審査)

第16条 起案文書及び収受文書は、次の各号に掲げる事項について、文書法規主任の審査を受けなければならない。

(1) 起案文書又は収受文書の標題、起案又は収受の年月日、文書記号及び番号並びに保存期間

(2) 決裁区分

(3) 前2号に掲げるもののほか、起案文書の形式、用字、用語等課長の指示のある事項

(平10規程7・追加、平17規程3・平24規程7・令6規程2・一部改正)

(起案文書の持回り)

第17条 特に緊急又は機密を要する起案文書その他特に重要な起案文書で持回りで決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が行わなければならない。

(令6規程2・全改)

(議案、令達等の文書)

第18条 議会の決議を要する案件があるときは、関係書類を具備し、総務課長に送付しなければならない。

2 総務課長は、前項の書類の送付を受けたときは、その内容を審査し、議会に提出の手続をしなければならない。

3 条例、規則その他告示又は公告の必要があるものは、関係書類を具備して総務課長に送付しなければならない。

4 総務課長は、前項の書類の送付を受けたときは、審査の上、告示又は公告の手続をしなければならない。

(平2規程1・一部改正、平10規程7・一部改正・旧第15条繰下)

第4章 文書の発送

(平10規程7・一部改正)

(文書の発信者)

第19条 文書の発信者名は、市長名又は市名とする。ただし、文書の内容又はあて先の区分により、副市長、会計管理者、部長、課長その他職務権限を有するものの職氏名又は職名をもって発信者とすることができる。

(平2規程1・一部改正、平10規程7・旧第17条繰下、平17規程3・平19規程7・平24規程7・一部改正)

(公印の押印等)

第20条 発送する文書のうち、重要な文書その他特に必要のある文書には、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書その他の性質又は内容により公印の押印を要しない文書については、公印の押印を省略することができる。

3 公印の使用については、泉大津市公印規則(昭和47年泉大津市規則第5号)の定めるところによる。

(平10規程7・全改、令6規程2・一部改正)

(発送)

第21条 郵便による文書の発送は、総務課長がそれを総括し、所管課長がそれぞれ行うものとする。

2 郵便による文書の発送は、最も経済的な方法で、総務課に備付けの郵便料金計器又は郵便切手受払簿(様式第5号)を用いて行うものとする。

3 特殊取扱文書等を発送する場合は、各課において所定の用紙に所要事項を記入し、総務課長に送付する。

4 同時に多量の郵便物を発送する場合は、料金後納郵便物差出票(様式第6号)を用いて、当該発送する課が郵便物を郵便局に持参し、提出するものとする。

5 庁内における連絡文書は、文書連絡箱を利用する。

(平10規程7・追加、平17規程3・平24規程7・一部改正)

第22条 前条に定めるほか、逓送便、電子メール等経済的な通信の手段があるときは、これを積極的に活用しなければならない。

(平10規程7・追加、令6規程2・一部改正)

(電報の発信)

第23条 電報の発信は、資産活用課長において取り扱う。

2 電報の発信依頼は、電報発信依頼伝票(様式第7号)をもって行う。

(平2規程1・一部改正、平10規程7・一部改正・旧第21条繰下、令6規程2・一部改正)

第5章 文書の整理及び保存

(平10規程7・一部改正)

(文書の整理)

第24条 課長は、未処理文書及び完結文書を次の区分によって整理しなければならない。

(1) 未処理文書は、紙ばさみ等に入れ、所定の場所に格納するなど、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(2) 完結文書は、文書分類表及び文書の保存期間の基準に基づき、原則として完結文書の施行年月日の属する会計年度(会計年度によらないものは、暦年。以下同じ。)ごとに、施行年月日順に編集して一定の場所に保管すること。ただし、課長は、出納整理期間中に収受し、又は作成した文書で前会計年度に編集することが適当であると認められるもの及び前会計年度中に収受し、又は作成した文書で現会計年度に編集することが必要と認められる文書については、総務課長の承認を得て、前会計年度又は現会計年度の文書として編集することができる。

2 前項の規定にかかわらず、文書管理システムにより作成した文書は、文書管理システム内に整理し、及び保管しなければならない。

(平10規程7・追加、平17規程3・平24規程7・令6規程2・一部改正)

(保存期間)

第25条 文書の保存期間は、法令に特別の定めがあるものを除くほか、次のとおりとする。

第1種 永年

第2種 20年(20年ごとの更新)

第3種 10年

第4種 5年

第5種 3年

第6種 1年

2 保存期間の計算は、会計年度によるものは簿冊完結の翌年度4月1日から、暦年によるものは翌年1月1日から起算する。

(平10規程7・追加、平24規程7・一部改正)

(文書分類項目及び保存期間)

第26条 文書の分類項目及び文書名称ごとの保存期間は、別に定める文書分類表及び文書の保存期間の基準による。

(平10規程7・一部改正・旧第24条繰下)

(保存の方法)

第27条 文書法規主任は、第24条第1項の規定により整理された文書を次により処理しなければならない。

(1) 製冊した文書は、背表紙(様式第8号)を用いて1年度又は1年を1冊とする。ただし、紙数の少ないものは、2年度又は2年以上を1冊とすることができる。この場合において、区分紙を用いて年度又は年を明らかにすること。

(2) 文書が2以上の文書分類項目に関係する場合は、その最も関係の深い分類項目に分類すること。

(3) 製冊した文書は、索引目次を付け、整理番号を付して編集すること。

2 文書で様式第8号の背表紙を用いて製冊することが適当でないものは、別な方法により整理して製冊に代えることができる。

(平10規程7・全改、令6規程2・一部改正)

(文書の保存)

第28条 課長は、第24条第1項の規定により整理された保存文書を、書庫又は総務課長が定める場所に適当な区分により整理し、及び保存しなければならない。ただし、出先機関にあっては、当該出先機関の書庫に保存しなければならない。

2 前項に規定する書庫等は、総務課長が管理し、文書管理を適正かつ円滑に行うため必要があると認めるときは、課及び出先機関における文書管理の実態を調査し、又は課長及び出先機関の長に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。

(平10規程7・追加、平17規程3・平24規程7・令3規程1・令6規程2・一部改正)

(文書の廃棄の決定及び保存期間の延長)

第28条の2 主管課長は、完結文書が第25条第1項の規定により定められた保存期間を満了するときは、当該文書の廃棄又は保存期間の延長を決定し、当該決定結果を文書管理システムに登録した上で、総務課長に通知しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定による通知を受けた場合は、速やかに文書管理システムによる当該決定の確定手続を行うものとする。

3 前2項の規定により廃棄の決定をした文書で保存期間が満了したものは、速やかに処分しなければならない。

4 前3項の規定にかかわらず、文書について、第25条第1項の規定により定められた保存期間が経過したときは、速やかに、廃棄文書台帳(様式第9号)を作成し、少なくとも毎年1回、総務課長の承認を得た後、主管部長(室長及び危機管理監を含む。)の決裁を受けて自ら廃棄その他の処分をしなければならない。

5 総務課長は、永年保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存期間の満了前においても、主管課長と協議した上で廃棄することができる。

6 第2項の規定により保存期間を延長する場合において、第25条第1項に規定する第2種の文書について特に更新後の期間を定めなかったときは、その期間を更に20年間延長するものとし、その後において保存期間が満了したときも、同様とする。

(令6規程2・追加)

(歴史的文書の収集)

第29条 課長は、前条第1項第2項及び第4項の規定により廃棄の決定をした文書のうち、本市の歴史を伝え、理解する上で必要と認められるものについては、歴史的文化的価値を有する文書及び資料類として収集し、保存しなければならない。

2 歴史的文化的価値を有する文書及び資料類の収集、保存等に関する事項は、別に定める。

(平10規程7・追加、平17規程3・平24規程7・令6規程2・一部改正)

第6章 雑則

(庁外持出等の禁止)

第30条 文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、特別の事情によりあらかじめ、主管課長の許可を得たときは、この限りでない。

2 課に所属する者以外の者が、保管又は保存文書の閲覧を求めた時は、支障がないと認めたるものに限り、主管課長の承認を得て閲覧させることができる。

3 前項による閲覧の申請は、文書をもって行う。ただし、職員については、文書を省略することができる。

(平2規程1・一部改正、平10規程7・一部改正・旧第28条繰下、平17規程3・平24規程7・一部改正)

(非常災害時に対する措置)

第31条 課長は、非常災害時に対し、必要な処理ができるようあらかじめ、準備しておかなければならない。

(平10規程7・旧第29条繰下、平17規程3・平24規程7・一部改正)

1 この規則は、公布の日から施行する。

2 泉大津市役所文書規程(昭和23年泉大津市規程第4号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。

3 文書編纂及び保存規程(昭和32年泉大津市庁達第1号)は廃止する。

4 泉大津市文書保存種別の標準規則(昭和28年泉大津市規則第2号)は、廃止する。

5 旧規程の規定により編さん保存中の文書は、この規程により、編さんしたものとみなす。ただし、文書の性質により必要あるものは、この規程により編さんを改め、保存しなければならない。

6 旧規程の規定により調整した簿冊等で、帳票類が現に残存し、使用が適当と思われるものに限り、当分の間、使用することができる。

(昭和47年7月28日規程第8号)

この規程は、公布の日から施行する。

(昭和47年12月4日規程第11号)

この規程は、令達の日から施行する。

(昭和50年12月11日規程第5号)

1 この規程は、公布の日から施行し、昭和50年1月1日から適用する。

2 この規程の施行前に旧規程の様式によって処理したものは、この規程によって取り扱われたものとみなす。

(昭和55年3月7日規程第1号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和53年11月1日から適用する。

(昭和59年4月28日規程第3号)

この規程は、昭和59年5月1日から施行する。

(昭和63年11月16日規程第3号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和63年10月1日から適用する。

(平成元年3月27日規程第6号)

(施行期日)

1 この規程は、平成元年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の文書規程の様式により作成した用紙で残存するものについては、当分の間所要の調整をした上、改正後の泉大津市文書規程の様式により作成された用紙として使用することができる。

(平成2年1月22日規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

(平成10年9月24日規程第7号)

(施行期日)

1 この規程は、平成10年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の泉大津市文書規程(以下「旧規程」という。)の様式により作成した用紙で残存するものについては、当分の間、所要の調整をした上、改正後の泉大津市文書規程(以下「新規程」という。)の様式により作成された用紙として使用することができる。

3 この規程の施行の際現に次の表の1の欄に掲げる旧規程の規定により定められている同表の2の欄に掲げるものは、同表の3の欄に掲げる新規程の規定により定められた同表の4の欄に掲げるものとみなす。

1

2

3

4

第24条

別表第1に定める文書分類表

第26条

別に定める文書分類表及び文書の保存期間の基準

(泉大津市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

4 泉大津市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和49年泉大津市規程第1号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(平成13年9月28日規程第4号)

(施行期日)

1 この規程は、平成13年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の泉大津市文書規程の様式により作成した用紙等で残存するものについては、当分の間、所要の調整を行った上、改正後の泉大津市文書規程の様式により作成した用紙等として使用することができる。

(平成16年7月30日規程第8号)

この規程は、平成16年8月1日から施行する。

(平成17年3月31日規程第3号)

(施行期日)

1 この規程は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の泉大津市文書規程の様式により作成した用紙等で残存するものについては、当分の間、所要の調整を行った上、改正後の泉大津市文書規程の様式により作成した用紙等として使用することができる。

(平成19年3月27日規程第7号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(平成24年3月30日規程第7号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

(平成28年3月31日規程第1号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

(令和3年3月26日規程第1号)

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

(令和4年4月28日規程第2号)

この規程は、公布の日から施行し、令和4年4月1日から適用する。

(令和6年3月29日規程第2号)

この規程は、令和6年4月1日から施行する。

(平10規程7・全改、平17規程3・一部改正)

画像

(令4規程2・全改)

画像

(平10規程7・全改)

画像

(平17規程3・全改、平19規程7・平24規程7・一部改正)

画像

(平10規程7・全改)

画像

(平10規程7・全改)

画像

(平10規程7・全改、平17規程3・令6規程2・一部改正)

画像

(平10規程7・全改、平17規程3・一部改正)

画像

(平10規程7・全改、平13規程4・平17規程3・平19規程7・平24規程7・一部改正)

画像

泉大津市文書規程

昭和47年4月1日 規程第3号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第4類 務/第3章 文書・公印
沿革情報
昭和47年4月1日 規程第3号
平成10年9月24日 規程第7号
平成13年9月28日 規程第4号
平成16年7月30日 規程第8号
平成17年3月31日 規程第3号
平成19年3月27日 規程第7号
平成24年3月30日 規程第7号
平成28年3月31日 規程第1号
令和3年3月26日 規程第1号
令和4年4月28日 規程第2号
令和6年3月29日 規程第2号